Jeder Gast, der bei dir bucht, bekommt ein kleines eigenes Portal für seinen Aufenthalt. Kein Konto, kein Passwort, keine App – nur ein persönlicher Link. Diese Seite erklärt, was deine Gäste dort sehen, damit du ihre Fragen beantworten kannst, ohne zu raten.
Wie Gäste hineinkommen
Der Link kommt per E-Mail
Nach der Buchung erhält der Gast einen persönlichen Link zu seiner Buchung. Ein Klick genügt – es gibt nichts zu registrieren und kein Passwort zu merken. Der Link gehört zu genau dieser Buchung und zu genau diesem Gast.
Wenn der Link nicht mehr funktioniert
Links gelten nicht ewig, und manchmal geht die E-Mail verloren oder wird an die falsche Adresse weitergeleitet. Zwei Wege helfen:
- Auf dem Hinweis zum abgelaufenen Link gibt es einen Button Neuen Link anfordern. Ein Klick, und ein frischer Link geht an die E-Mail-Adresse der Buchung.
- Alternativ ruft der Gast die Anmeldeseite des Gast-Portals auf, gibt die E-Mail-Adresse aus der Buchung ein und bekommt einen Link zugeschickt. Von dort sieht er alle seine Buchungen bei dir.
Er gibt auf der Gast-Portal-Seite einfach die E-Mail-Adresse ein, mit der er gebucht hat – innerhalb einer Minute kommt ein neuer Link, und ein Blick in den Spam-Ordner lohnt sich. Der Link geht immer an die E-Mail-Adresse der Buchung, ein weitergeleiteter Link nützt also niemand anderem.
Wie lange der Zugang gilt
Der Portalzugang zu einer Buchung bleibt bis 90 Tage nach dem Check-out gültig. Danach funktioniert der Link nicht mehr – das ist normal und kein Fehler. Braucht ein ehemaliger Gast später noch seine Bestätigung, kannst du sie ihm aus der Buchung in deinem Dashboard zuschicken.
Was Gäste im Portal tun können
Ihre Buchung ansehen
Das Portal startet mit dem Aufenthalt: Name und Bild der Unterkunft, Check-in- und Check-out-Datum mit deinen Uhrzeiten, Anzahl Nächte, Anzahl Gäste und der Gesamtpreis. Ist die Zahlung durch, wird sie als bezahlt gekennzeichnet.
Dazu kommt ein Ankunfts-Guide mit allem, was du bei der Unterkunft hinterlegt hast – Anreisehinweise, Parkinformationen, Hausregeln, Tür- oder Zugangscode, WLAN-Name und -Passwort sowie deine Kontaktdaten für den Notfall. Zugangscode und WLAN-Passwort lassen sich mit einem Tipp kopieren.
Der Guide zeigt nur die Abschnitte, die du bei der Unterkunft tatsächlich ausgefüllt hast. Je mehr davon hinterlegt ist – Zugangscode, WLAN, Anreisehinweise –, desto weniger Anrufe am Anreisetag.
Dir schreiben
Im Portal gibt es einen Chat-Bereich, über den Gäste dir direkt zu ihrem Aufenthalt schreiben können. Ihre Nachrichten landen in deinem Nachrichten-Posteingang, wo du wie gewohnt antwortest – deine Antwort erscheint dann in ihrem Portal. Für den Gast ist es einfach ein Gespräch mit dir; deine private Telefonnummer braucht er nie.
Die Buchungsbestätigung herunterladen
Gäste können jederzeit eine PDF-Bestätigung ihrer Buchung herunterladen. Praktisch für die Spesenabrechnung, einen Visumsantrag oder den Arbeitgeber.
Den Aufenthalt in den eigenen Kalender übernehmen
Das Portal bietet eine Kalenderdatei zum Aufenthalt an, mit der Check-in und Check-out in der eigenen Kalender-App landen – so wie bei einer Termineinladung.
Ihre Buchung stornieren
Liegt eine Buchung noch in der Zukunft und lässt deine Stornierungsrichtlinie es zu, können Gäste selbst stornieren.
Sie öffnen die Stornierung
Das Portal zeigt ihnen die Bedingungen der Stornierungsrichtlinie, die zum Zeitpunkt der Buchung galt, samt der zu erwartenden Rückerstattung.
Sie bestätigen
Optional geben sie einen Grund an. Zur Sicherheit ist für eine Stornierung eine Anmeldung mit der E-Mail-Adresse der Buchung nötig – ein weitergeleiteter Link allein reicht nie aus, um fremde Buchungen zu stornieren.
Der Rest läuft automatisch
Die Buchung wird storniert, die Daten werden in deinem Kalender wieder freigegeben, und die in deiner Richtlinie vorgesehene Rückerstattung wird ausgelöst. Du und der Gast erhalten je eine Stornierungs-E-Mail, und du bekommst eine Benachrichtigung im Dashboard.
Danach kann der Gast eine Stornierungsbestätigung als PDF herunterladen, und das Portal zeigt die Buchung deutlich als storniert an.
Die Selbst-Stornierung erscheint nur, wenn die Buchung noch bevorsteht und die Stornierungsrichtlinie es erlaubt. Ist die Frist der Richtlinie vorbei, ist der Button weg – solche Fälle kommen direkt zu dir, und du kannst weiterhin aus der Buchung im Dashboard stornieren.
Häufige Gästefragen
- "Muss ich ein Konto anlegen?" – Nein. Der Link genügt; der Zugang hängt an der E-Mail-Adresse, mit der gebucht wurde.
- "Sehe ich alle meine Buchungen an einem Ort?" – Ja. Nach der Anmeldung auf der Gast-Portal-Seite mit der Buchungs-E-Mail erscheinen alle Buchungen bei diesem Gastgeber, kommende wie vergangene.
- "Ist meine Rückerstattung unterwegs?" – Nach einer Stornierung wird die Rückerstattung automatisch ausgelöst, sofern die Richtlinie eine vorsieht. Bis sie auf der Kartenabrechnung sichtbar ist, dauert es meist 5-10 Werktage.
- "Wo finde ich den Türcode?" – Im Portal im Ankunfts-Guide, sofern du ihn bei der Unterkunft hinterlegt hast.
Alles, was ein Gast im Portal schreibt, erreicht dich im Nachrichten-Posteingang. Stornierungen und Rückerstattungen richten sich nach der Stornierungsrichtlinie der jeweiligen Unterkunft.